PDKS Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımı Teknik Şartnamesi

• Web tabanlı kullanım ve yönetim ara yüzlü olacaktır.
• Sınırsız sayıda PDKS Cihazı ile çalışabilme, tanımlanabilme özelliğinde sahip olacaktır.
• PDKS Cihazlarından bağlantısı olmayanları uyaracak ve gösterebilecektir.
• Hiyerarşik yetkilendirme ile şifreler tanımlanabilmeli ve bu şifreler kendi yetki alanına girenleri yönetebilmelidir.
• Bordro programlarına veya Yönetim Bilgi Sistemi Programlarına istenen formatta data verilebilmelidir.
• Yönetim işlemleri, Raporlamalar, Ziyaretçi takibi, Yemekhane takibi yapılabilmelidir.
• PDKS Cihazından gelen veriye göre belirlenen bilgisayar aracılığı ile resim çekebilmeli ve resim ile bu veriyi eşleştirebilmelidir.
• Toplam Personel, Ziyaretçi tanımlanabilmelidir.
• Sınırsız vardiya tanımlanabilmelidir.
• Kişilere birden fazla vardiyanın olduğu belli tarihler arasında çalışma takvimi tanımlaması yapılabilmelidir.
• Vardiya tanımlamalarında toleranslar belirlenebilmelidir. Tolerans içindeki hareketleri vardiya giriş çıkışı esas alınarak hesaplamalar yapılmalıdır.
• Her tanımlanan personele şifre verilebilmeli. Personel şifresi ile web ara yüzünden girerek kendi durumunu görebilmeli, açıklama yazabilmelidir.
• Web arayüzünden personel tarafından talep edilen izin için hiyerarşik onay mekanizması olmalıdır.
• Geçersiz kart hareketleri listelenebilmelidir. Buradaki hareketleri veya ilgili kartı seçilen personele atayabilmelidir.
• PDKS cihazı-C terminalleri on-line çalışırken ethernet portlarından internet/intranet aracılığı ile doğrudan merkez sunucuya hareket bilgilerini gönderir göndermez, merkez sunucu üzerindeki yazılım ile ilgili XXXXXX biriminde kurulu bulunan ve üzerinde kamera bağlantısı olan bir PC vasıtasıyla resim çekebilmeli ve bu çekilen resmi merkez sunucuya göndererek ilişkilendirebilmeli.
• Kişiye, unvana, birime gelen/gelmeyen, ziyare; geç kalma, fazla çalışma, eksik çalışma, personele, izin türlerine göre günlük, iki tarih arasında giriş-çıkış dökümü alınabilmelidir.
• Yetkili yönetici kullanıcılar, personel hareket kayıtlarına ilave yapabilmelidir.
• Yetkili yönetici kullanıcılar giriş çıkış yönünü değiştirerek hatalı hareketleri düzeltebilmelidir.
• Yetkili yönetici kullanıcılar bazı hareketleri iptal edebilmelidir.
• Yetkili yönetici kullanıcılar kişilere ait vardiyaları geçmişe yönelik belirlediği tarihten itibaren değiştirebilmeli, bu durumda değiştirdiği tarihten itibaren raporlar o personeller için değişikliğe göre yeniden oluşmalıdır.
• Kayıtlı vardiya ayarlarında yapılan değişikliklerin geçmişe yönelik hareketlerde raporlara yansıması istenen tarih aralığında yapılabilmelidir. (Örneğin işe geliş toleransları sonradan değiştirilmek istenirse faydalı)
• Kişiye, unvana, birime göre toplu giriş ya da çıkış kaydı, izin, vardiya atama yapabilmelidir.
• Takibi bırakılan personelin (işten ayrılma vs.) pasif duruma getirilerek kayıtları silinmeden raporlardan çıkarılabilmesi sağlanmalıdır.
• Sınırsız izin çeşidi tanımlaması yapabilmelidir.
• Sistem isteğe göre geliştirilebilmelidir. İstenen ilave istatistik ve raporlamalar web ara yüzlü alınabilmelidir.
• Turnike ve kapı yönetiminde kullanılabilmelidir. Kapılara takılacak cihazlar, hangi kartlara geçiş vereceği web ara yüzünden merkezi sistem aracılığı ile tanımlanabilmelidir.
• İcaba gelecek personeller tanımlanabilmeli giriş çıkış saatleri görüntülenebilmelidir.
• Yazılımın “Yardım” menüleri olacaktır.
• Sistemde her personele ve ziyaretçiye birer adet tanıtım kartı verilecektir. Personel ve ziyaretçiler; bu karta tanınmış yetkiler dahilinde kat,bölüm, oda, ve kurum alanlarına giriş - çıkış yapabilecektir.
• Sistem binaya giriş - çıkış yapma işini;
• Personel için; bina giriş - çıkış noktalarında yer alan kart okuyuculara personel kartlarınınokutulması ile kartın okutulduğu an, personelin binaya giriş - çıkış zamanı olacaktır.
• Ziyaretçiler için; bina giriş - çıkış noktalarında yer alan kart okuyuculara ziyaretçi kartlarının okutulması ile ya da ziyaretçi kartını veren görevli tarafından sisteme kayıt yapılmasıyla ziyaretçinin binaya giriş - çıkış zamanı belirlenmiş olacaktır.
• Kartını unutan personele verilen geçici kart personelin tüm yetkilerini içerecektir. Ziyaretçiveya personele verilen geçici kart geri verildiğinde, karta otomatik olarak boş statü atanacaktır.
• Personel önceden tanımlanmış numarasını girerek geçiş hareketi yapabilmelidir. Bu durumda kartını okutmuş gibi işlem yapabilmelidir.
• Okuyucuların bağlı olduğu terminaller, okunan bilgiyi ve yetkisini kontrol edebilmek için, merkez sunucu ile devamlı iletişim halinde (online haberleşme) olacaktır. Ancak terminallerde de hareket bilgileri tutulabilecektir.
• Ana veritabanı merkez server (sunucu) üzerinde olacaktır. Terminaller online olarak merkez sunucuya giriş - çıkış verisini (varsa resmi ile birlikte) gönderecektir.
• Terminal ile sistem bilgisayarı arasındaki bağlantıda herhangi bir sorun olduğu durumda, terminal offline olarak da hizmet vermeye devam edecektir. Sorun giderildiğinde terminal üzerinde tutulan bilgiler ve resimler merkez sunucuya aktarılacaktır.
• XXXXXX iş yerine girişi sakıncalı bulunan kişilerin bilgileri sisteme girilebilecektir. Herhangi bir zamanda bu kişiler giriş için geldiklerinde sistem, isimler girildiğinde uyarı verecektir.
• Gelip giden kişilerle ilgili nüfus, ehliyet, pasaport v.s bilgileri girilecektir. Daha sonraki gelişlerinde kart tanımlaması yapılırken bu kişiye ait bilgilerin otomatik gelmesi sağlanacaktır.
• Yazılımın programlama yapısı esnek olacak ve bu yapıyla tespit edilen belli dilimleri içerecek biçimde dakikalık, saatlik, aylık, yıllık giriş - çıkış vb. personel devam kontrol işleriyle ilgili olarak raporlamalar alınabilecektir. Raporlama ekranlarında değişkenler kişi, çalıştığı birim, görevi vb. şeklinde olabilecektir.
• Yazılımla merkez sunucu da tüm gerçek zamanlı personel devam kontrolü ile personel ziyaretçi giriş - çıkış verilerinin toplanması ve saklanması mümkün olacaktır.
• Yazılım, çalışanların bulundukları pozisyonlar ve görevler itibariyle giriş - çıkış konusunda ihtiyaç duyulabilecek yetkilendirmelere en üst düzeyde cevap verebilecektir.
• Terminallerden bir tanesinin arızalanması durumunda yazılım arızalı terminali ekranda uyarı olarak gösterip, diğer terminaller çalışmaya devam edecektir.
• Yazılım, ilgili kişilere kendilerine tahsis edilen şifrelerini girmeleri suretiyle çalıştırılabilecektir. Her kişiye göre yetkilendirmeler (program içinde kullanılabileceği alanlar, bilgi sorgulama, veri girişi, veri silme, raporlama vb.) yapılacaktır. Bu yetkilendirme sınırsız sayıda personel için yapılabilecektir.
• Yazılım, personelin yıllık izin, saatlik izin, rapor vb. durumlarının sisteme girilmesine imkân sağlayacaktır. Girilen bu kayıtlar, alınan raporlarda ve ekrandan yapılan incelemelerde görülecektir. Bu bilgiler XXXXXX personel sisteminden otomatik olarak alınabilecektir. Mükerrer bilgi girişleri önlenecektir.
• İşletme denemeleri esnasında Muayene ve Kabul Komisyonunun işletme şartlarının tam karşılanması ve uygunluğunun sağlanması için yazılımla ilgili ilave ekranlar, menüler, raporlamalar Firma tarafından hazırlanacaktır.
• Yazılım SQL tabanlı olacaktır.
• Yazılıma ağdan erişecek bilgisayarlara, herhangi bir özel program yüklenilmesi gerekmeyecektir.
• Yazılım ilgili kişilere kendilerine tahsis edilen şifrelerini girmeleri suretiyle çalıştırabileceklerdir. Personel isterse kendi şifresini değiştirebilecektir.
• Ziyaretçi kaydında; görüşmek istenilen kişinin adı ve soyadı bilgisayara girildiğinde önce personelin içeride olup olmadığı mesajı gelecek, personel içeride ise bölümü, görevi, telefon numarası gibi bilgiler ekrana otomatik olarak gelecek ve sistem ziyaretçinin girişineizin verebilecektir. Ziyaretçiye verilen kartlarda otomatik olarak son geçerlilik tarihi o günün mesai sonu olacaktır. Raporlama yazılımı ile gün içinde gelen ziyaretçi sayısı ve kim, kime, ne zaman geldi, ne kadar kaldı, ne zaman gitti listeleri ile içerideki ziyaretçi sayısı gibi raporlar alınabilecektir.