XXXXXX BİNALARI İÇİN
KARTLI GİRİŞ-ÇIKIŞ VE PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ
TEKNİK ŞARTNAMESİ
1. AMAÇ:
XXXXXX binalarının giriş ve çıkış noktalarında Personel ve ziyaretçi geçiş kontrolünün sağlanması, Personel Devam kontrolünün takibinin yapılması, bazı bölümlere görevli personel dışında başka bir personelin giriş-çıkışının engellenmesi, Personel geçiş noktalarındaki mekânlar da geçiş görüntülerinin geçiş yapan kart ile eşleştirilerek ve hareketlere ait görüntü fotoğraflarının zaman bilgisi ile eşleştirilerek XXXXXX Müdürlüğüne internet üzerinden gönderilmesi, yapılan tüm giriş-çıkış kayıtlarını tutarak gerektiğinde işletme tarafından ihtiyaç duyulan raporların alınması, XXXXXX’ daha önce alınmış Personel programlarıyla ve PDKS cihazlarıyla entegrasyonunun sağlanması.
2. KAPSAM:
Sistem Kurum Genelinde ekte liste ve adresleri bulunan ....... adet XXXXXX birimlerine kurulacak olup, İnternet/intranet üzerinden haberleşmesini sağlayacaktır.
3. SİSTEM BİLEŞENLERİ
3.1. PERSONEL DEVAM KONTROL CİHAZLARI
3.1.1.1. Personel giriş çıkış hareketi yaparken Fotoğraf çekebilme özelliğine sahip olmalıdır.
3.1.1.2. 13,6 Mhz MiFare standardında,kart okuyuculu olmalıdır.
3.1.1.3. Giriş-çıkış için ayrı ayrı toplam da iki okuyuculu olmalıdır.
3.1.1.4. İdarenin daha sonra istemesi halinde Proxy kart okuyucusu takılabilmelidir.
3.1.1.5. Enerji kesilmesi durumunda kaydedilmiş Verileri Muhafaza edebilmelidir.
3.1.1.6. Network bağlantısı olmadığında tanımlamalar ve Resimli yada Resimsiz hareket kayıtlarını en az 16 GigaByte disk Ya da hafızasında tutabilmeli. (Off-line çalışma kapasitesi) Tekrar Merkez sunucu ile bağ kurulduğu anda otomatik olarak verileri merkez sunucuya gönderebilmelidir.
3.1.1.7. 8.9 inc LCD ekranlı olmalı..
3.1.1.8. Tarih-saat, Gün görünebilmeli, Hareket yapılınca yapanın ismini yazmalı, o kişiye ait mesajı yazmalı, Hareketi yapanın resmini çekip, hareketle eşleştirmeli
3.1.1.9. Kart unutan personelin giriş ve çıkış yapabilmesini sağlamak amacıyla Rakam Tuş Takımı olmalıdır. Personel önceden tanımlanmış numarasını girerek geçiş hareketi yapabilmelidir. Bu durumda kartını okutmuş gibi işlem yapabilmelidir.
3.1.1.10. Fonksiyon tuşu kullanarak Giriş-Çıkış okuyucularını Nöbet Giriş-Çıkış
haline dönüştürebilmelidir.
3.1.1.11. Merkezi sistem üzerinden Personel tanımlaması ve cihaz konfigürasyonları yapılabilmelidir.
3.1.1.12. Merkezi sistemle ilave bilgisayar olmadan ethernet üzerinden haberleşmelidir.
4. UYGULAMA YAZILIMI (PDKS Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımı)
4.1. Web tabanlı kullanım ve yönetim ara yüzlü olacaktır.
4.2. Sınırsız sayıda PDKS Cihazı ile çalışabilme, tanımlanabilme özelliğinde sahip olacaktır.
4.3. PDKS Cihazlarından bağlantısı olmayanları uyaracak ve gösterebilecektir.
4.4. Hiyerarşik yetkilendirme ile şifreler tanımlanabilmeli ve bu şifreler kendi yetki alanına girenleri yönetebilmelidir.
4.5. Bordro programlarına veya Yönetim Bilgi Sistemi Programlarına (kurum, ....) istenen formatta data verilebilmelidir.
4.6. Yönetim işlemleri, Raporlamalar, Ziyaretçi takibi, Yemekhane takibi yapılabilmelidir.
4.7. PDKS Cihazından gelen veriye göre belirlenen bilgisayar aracılığı ile resim çekebilmeli ve resim ile bu veriyi eşleştirebilmelidir.
4.8. Toplam ............ Personel , Ziyaretçi tanımlanabilmelidir
4.9. Sınırsız vardiya tanımlanabilmelidir.
4.10. Kişilere birden fazla vardiyanın olduğu belli tarihler arasında çalışma takvimi tanımlaması yapılabilmelidir.
4.11. Vardiya tanımlamalarında toleranslar belirlenebilmelidir. Tolerans içindeki hareketleri Vardiya giriş çıkışı esas alınarak hesaplamalar yapılmalıdır.
4.12. Her tanımlanan personele şifre verilebilmeli. Personel şifresi ile web ara yüzünden girerek kendi durumunu görebilmeli, açıklama yazabilmelidir.
4.13. Web ara yüzünden Personel tarafından talep edilen kartsız Geçiş ve İzin için hiyerarşik onay mekanizması olmalıdır.
4.14. SMS, e-mail ile günlük Personel işe gelme, gecikme, izin, .... gibi özet rapor tanımlanan GSM cep telefonlarına ve e-mail adreslerine gönderilebilmelidir.
4.15. Geçersiz kart hareketleri listelenebilmelidir. Buradaki hareketleri veya ilgili kartı seçilen personele atayabilmelidir.
4.16. Kişiye, unvana, birime, gelen/gelmeyen, ziyaretçilere, geç kalma, fazla çalışma, eksik çalışma, Personele, izin türlerine göre günlük, İki Tarih Arasında Giriş-Çıkış Döküm alınabilmelidir.
4.17. Yetkili yönetici kullanıcılar, personel hareket kayıtlarına ilave yapabilmelidir.
4.18. Yetkili yönetici kullanıcılar giriş çıkış yönünü değiştirerek hatalı hareketleri düzeltebilmelidir.
4.19. Yetkili yönetici kullanıcılar bazı hareketleri iptal edebilmelidir.
4.20. Yetkili yönetici kullanıcılar Kişilere ait vardiyaları geçmişe yönelik belirlediği tarihten itibaren değiştirebilmeli, bu durumda değiştirdiği tarihten itibaren raporlar o personeller için değişikliğe göre yeniden oluşmalıdır.
4.21. Kayıtlı vardiya ayarlarında yapılan değişikliklerin geçmişe yönelik hareketlerde raporlara yansıması istenen tarih aralığında yapılabilmelidir. (Örneğin işe geliş toleransları sonradan değiştirilmek istenirse Faydalı)
4.22. Kişiye, unvana, birime göre toplu giriş ya da çıkış kaydı, izin, vardiya atama yapabilmelidir.
4.23. Takibi bırakılan personelin (İşten çıkma vs....) pasif duruma getirilerek kayıtları silinmeden raporlardan çıkarılabilmesi sağlanmalıdır.
4.24. Sınırsız izin çeşidi tanımlaması yapabilmelidir.
4.25. Sistem isteğe göre geliştirilebilmelidir. İstenen ilave istatistik ve raporlamalar web ara yüzlü alınabilmelidir.
4.26. Turnike ve kapı yönetiminde kullanılabilmelidir. Kapılara takılacak cihazlar, hangi kartlara geçiş vereceği web ara yüzünden merkezi sistem aracılığı ile tanımlanabilmelidir.
4.27. Nöbetçiler önceden sisteme girilerek raporlanabilmeli, izinsiz icaba gelenler ayrıştırılabilmelidir.
4.28. Yazılımın “Yardım” menüleri olacaktır.
4.29. Sistemde her personele ve ziyaretçiye birer adet tanıtım kartı verilecektir. Personel, ziyaretçiler; bu karta tanınmış yetkiler dâhilinde kat, bölüm, oda ve kurum alanlarına, tanımlanan zaman aralıklarında giriş-çıkış yapabilecektir.
4.30. Yazılımın okuyucu online modunda çalışırken turnikelerde mükerrer geçişleri engellemek için (anti-passback) giriş yapmadan çıkış yapmama / çıkış yapmadan giriş yapmama özelliği olacaktır.
4.31. Sistem binaya giriş- çıkış yapma işini;
Personel için; bina giriş-çıkış noktalarında yer alan kart okuyuculara personel kartlarının okutulması ile kartın okutulduğu an, personelin binaya giriş-çıkış zamanı olacaktır.4.32. Personele ait tüm XXXXXX birimlerindeki hareketler kendisinin hareketi olarak takip edilebilecektir.
4.33. Kartını unutan personele verilen geçici kart personelin tüm yetkilerini içerecektir. Ziyaretçi veya personele verilen geçici kart geri verildiğinde, karta otomatik olarak boş statü atanacaktır.
4.34. Personel Önceden tanımlanmış numarasını girerek geçiş hareketi yapabilmelidir. Bu durumda Kartını okutmuş gibi işlem yapabilmelidir.
4.35. Okuyucuların bağlı olduğu terminaller, okunan bilgiyi ve yetkisini kontrol edebilmek için, merkez sunucu ile devamlı iletişim halinde (on-line haberleşme) olacaktır. Ancak Terminallerde de hareket bilgileri
tutulabilecektir.
4.36. Ana veritabanı merkez server (sunucu) üzerinde olacaktır. Terminaller online olarak merkez sunucuya giriş/çıkış verisini (varsa resimi ile birlikte) gönderecektir.
4.37. Terminal ile sistem bilgisayarı arasındaki bağlantıda herhangi bir sorun olduğu durumda, terminal offline olarak da hizmet vermeye devam edecektir. Sorun giderildiğinde terminal üzerinde tutulan bilgiler ve resimler merkez sunucuya aktarılacaktır.
4.38. Gelip giden kişilerle ilgili nüfus, ehliyet, pasaport v.s bilgileri girilecektir. Daha sonraki gelişlerinde kart tanımlaması yapılırken bu kişiye ait bilgilerin otomatik gelmesi sağlanacaktır.
4.39. Yazılımın programlama yapısı esnek olacak ve bu yapıyla tespit edilen belli dilimleri içerecek biçimde dakikalık, saatlik, aylık, yıllık giriş-çıkış vb. , personel devam kontrol işleriyle ilgili olarak raporlamalar alınabilecektir. Raporlama ekranlarında değişkenler kişi, çalıştığı birim, görevi vb. şeklinde olabilecektir.
4.40. Yazılımla Merkez Sunucu da tüm gerçek zamanlı personel devam kontrolü ile personel ziyaretçi giriş/çıkış verilerinin toplanması ve saklanması mümkün olacaktır.
4.41. Yazılım, çalışanların bulundukları pozisyonlar ve görevler itibariyle giriş-çıkış konusunda ihtiyaç duyulabilecek yetkilendirmelere en üst düzeyde cevap verebilecektir.
4.42. Terminallerden bir tanesinin arızalanması durumunda yazılım arızalı terminali ekranda uyarı olarak gösterip, diğer terminaller çalışmaya devam edecektir.
4.43. Yazılım, ilgili kişilere kendilerine tahsis edilen şifrelerini girmeleri suretiyle çalıştırılabilecektir. Her kişiye göre yetkilendirmeler (program içinde kullanılabileceği alanlar, bilgi sorgulama, veri girişi, veri silme, raporlama vb.) yapılacaktır. Bu yetkilendirme sınırsız sayıda personel için yapılabilecektir.
4.44. Yazılım, personelin yıllık izin, saatlik izin, rapor vb. durumlarının sisteme girilmesine imkan sağlayacaktır. Girilen bu kayıtlar alınan raporlarda ve ekrandan yapılan incelemelerde görülecektir.
4.45. İşletme Denemeleri esnasında Muayene ve Kabul Komisyonunun işletme şartlarının tam karşılanması ve uygunluğunun sağlanması için sistem dâhilinde, yazılımla ilgili ilave ekranlar, menüler, raporlamalar Firma tarafından hazırlanacaktır.
4.46. Yazılım SQL tabanlı olacaktır.
4.47. Yazılıma ağdan erişecek bilgisayarlara, herhangi bir özel program yüklenilmesi gerekmeyecektir.
4.48. Yazılım ilgili kişilere kendilerine tahsis edilen şifrelerini girmeleri suretiyle çalıştırabileceklerdir. Personel isterse kendi şifresini değiştirebilecektir.
4.49. Ziyaretçi kaydında; görüşmek istenilen kişinin adı ve soyadı bilgisayara girildiğinde önce personelin içeride olup olmadığı mesajı gelecek, personel içeride ise bölümü, görevi, telefon numarası gibi bilgiler ekrana otomatik olarak gelecek ve sistem ziyaretçinin girişine izin verebilecektir. Ziyaretçiye verilen kartlarda otomatik olarak son geçerlilik tarihi o günün mesai sonu olacaktır. Raporlama yazılımı ile gün içinde gelen ziyaretçi sayısı ve kim, kime, ne zaman geldi, ne kadar kaldı, ne zaman gitti listeleri ile içerideki ziyaretçi sayısı gibi raporlar alınabilecektir.
5. MONTAJ, KURULUM DEVREYE ALMA, KABUL VE ÖDEME
5.1. Sistemin montaj ve devreye alma işleri Firma tarafından yapılacak ve sistem anahtar teslimi çalışır vaziyette teslim edilecektir. .
5.2. Sistemlerin kurulumu sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü ilave malzemeler Firma tarafından sağlanacak ve hiçbir şekilde ek ücret talep edilmeyecektir.
5.3. Montaj ve tesisat işlemleri sırasında sistemin kurulacağı binanın yapısal ve estetik özellikleri korunacaktır. Bozulan ve kırılan yerlerin tamiratı firma tarafından yapılacak ve XXXXXX’nin uygun görmediği işlemler yapılmayacaktır.
5.4. Yüklenici, sözleşme imza aşamasında montaj takvimini verecektir.
5.5. Firma, teslim ettiği malzemelere ait seri numaralarını ve gerekli diğer bilgilerin listesini, ilgili XXXXXX iş yerine 3 nüsha verecektir.
5.6. Merkez Sunucu Sistem, XXXXXX Başkanlık Merkezine çalışır durumda sözleşmenin imzalanmasını müteakip en fazla ..... gün içerisinde kurulacak, Kurum Genelinde montajlar ....... gün içerisinde tamamlanacak, montajı yapılan yerler yapıldıkça devreye verilecektir. XXXXXX öncelik sırasını belirleyebilecektir.
5.7. Sistemin teslimat, imalat, taşıma, montaj vb. sırasında oluşan her türlü kazaya bağlı oluşacak hasarlardan Firma sorumlu olacaktır. Bu nedenle gerekli güvenlik tedbirleri, Firma tarafından alınacaktır.
5.8. Firma, sistemin montajından sonra Muayene ve Kabul Komisyonunun bildirdiği montaja ait eksiklik ve kusurları montaj tamamlanma tarihinden sonraki XXXXXX tarafından bildirimden sonraki en geç 15 gün içerisinde giderecektir.
5.9. Firma Sistemi kurduktan sonra İşletme Denemeleri yapılacak, işletme şartlarına uygunluğu XXXXXX ve Firma tarafından kontrol edilecektir. Burada esas olan sistemin çalışmasıdır. Uygulamada istenen değişiklikler veya aksaklıklar, eksiklikler diğer maddelerde belirtildiği şekilde giderilecektir. Bu durum Geçici kabulü engellemeyecektir. Sistemin çalışmasıyla ilgili temel kabul; sistemin ve programların sağlıklı veri okuyup, gönderme, alması ile ve bu verileri web tabanlı olarak tanımlama,raporlama ve izin Ana modülleri altında standart uygulamaların yapılıyor olmasıdır.
5.10. Muayene ve Kabul Komisyonunu Merkez Sunucu için kurulumuyla birlikte 7 gün içerisinde işi özüne uygun yazılım isteklerini yazılı olarak firmaya bildirecek. Bu istekler ( uygulama yazılımında ilave istekler, yetkilendirmeler, cihazlarda ayarlamalar vb.) Firma tarafından mümkünse montaj tamamlama süresi içerisinde, mümkün değil ise firmanın belirteceği sürede giderilecektir. Bu bildirimden sonraki isteklerin her biri için montaj tamamlama süresinden sonraya firmanın belirttiği süre ilave edilecektir. Bildirimler yazılı (e-mail, faks, ... ) yapılacaktır.
5.11. Belirlenen süre bitiminde XXXXXX geçici kabule bir gün önceden bildirerek gelebilecektir. Ancak XXXXXX'den kaynaklanan geçici kabule başlama gecikmeleri kadar süreç ötelenir.
5.12. Sisteme ait kullanım klavuzları, işletme talimatları, cd, medya doküman vb. 3 nüsha ve Türkçe olarak XXXXXX ‘ye teslim edilecektir.
5.13. Sözleşme tarihinden itibaren 10 gün içinde sözleşme bedelinin %25 i kadar firmaya sipariş avansı verilecektir.
5.14. Geçici kabul yapıldıktan sonra kati teminat hariç, gerikalan ödeme yapılacaktır.
5.15. Kat’i teminat 2 yıl garanti bitiminden sonra Kati kabulden sonra iade edilecektir.
5.16. Kat’i kabul sistemin çalışır olması halinde yapılacaktır.6. GARANTİ
6.1. Garanti süresi, XXXXXX muayene ve kabul komisyonu tarafından bütün XXXXXX’lerin Kabulü yapılıp, Makamca onaylandığı tarihten itibaren, ihale kapsamında satın alınan tüm ürünler için en az 24 ay (iki yıl) olacaktır.
6.2. Firma garanti süresince, bedelsiz olarak tüm sistem ve malzemelerin bakımını yapacaktır. Standart dışı malzeme kullanılması, hatalı işçilik yada montaj yüzünden hasara uğrayan malzemeyi değiştirecek ve yenisini monte edecektir. Firma bu süre içerisinde hiçbir şekilde ek ücret talebinde bulunmayacaktır.
6.3. Garanti süresince; XXXXXX’nin ilgili birimi tarafından yapılan arıza bildirimlerinde; Firma tarafından en geç 48 (kırk sekiz) saat içerisinde müdahale edecektir. Müdahaleyi takiben, yurt içinden parça temini veya yerine muadili parça değişimi gerekiyorsa değiştirmenin 2 (iki) gün içerisinde; Geçen bu süreler cihazın garanti süresine eklenecektir. Bu süreler zarfında firma bozuk cihazları, yenisi gelene değin muadili bir cihazla değiştirerek sistemin çalışma sürekliliğini sağlayacaktır. Arıza belirtilen süreler içerisinde giderilmemiş ise, Firma her gün için arızalı olan üniteye - cihaza ait toplam ihale bedelinin % 0.5 oranında ceza ödeyecektir.
6.4. XXXXXX, garanti süresi bitiminden 45 gün içinde donanım, alt yapı ve tüm sisteminin çalışır durumda olduğunun teyidini bütün ilgili XXXXXX’lerden aldıktan sonra, firmaya teminat mektubunu iade edecektir. 45 günü geçmesine rağmen firmaya bildirimde bulunulmazsa kati kabul yapılmış olacaktır. Firmaya yapılan bildirimde liste halinde sistemin kurulu olduğu yerlerdeki son durum belirtilecektir. Firma Çalışır durumda olmayan yerlerin ıslahını yapması halinde gerekli tutanağı ekleyerek listeyi tamamlaması halinde kati kabul yapılmış olacaktır.
6.5.Firma 10 (on) yıl süreyle geçerli olmak üzere yedek parça fiyat listesi ile parçalı, parçasız bakım-onarım tekliflerini belirtecektir.
6.6.XXXXXX Garanti süresi sonunda bakım onarım sözleşmesi yapıp yapmamakta serbest olacaktır.7. EĞİTİM
7.1. Firma yapılacak tüm eğitimlere ait eğitim notlarını, işletme talimatlarını, kullanım kılavuzlarını, teknik doküman, medya, cd sini vb. bilgi ve belgelerini 3 nüsha ve Türkçe olarak XXXXXX’ye teslim edecektir.
7.2. Firma tüm sistem bileşenlerinin kurulumu, ayarlanması, kullanımı, bakım-onarımı vb. tüm konuları kapsayacak 1 iş gününden olmak üzere ..... personele ....şerli gruplar halinde 3 iş günü merkezideki teorik ve uygulamalı eğitim verecektir.
7.3. Uygulama yazılımının kullandığı programlarla ilgili 2 iş gününden olmak üzere
...... personele ....... şerli gruplar halinde 6 iş günü eğitim verilecektir.
8. GENEL ŞARTLAR:
8.1. İhaleye katılacak olan firmalar istedikleri takdirde yer gördü belgesi alarak, sistemin kurulacağı XXXXXX binalarında inceleme yapabileceklerdir.
8.2. Firmalar, teknik şartnamenin tamamına teklif vereceklerdir.
8.3. Sistem 220VAC & (50-60) Hz ile çalışacaktır
8.4. Önerilen sistemlerdeki işletim sistemi, veri tabanı, ... lisans gerektiriyorsa firma tarafından temin edilecektir.
8.5. Sistem modüler yapıda olacaktır. İlerideki gelişmelere cevap verebilecek kapasitede olacaktır.
8.6. Merkeze kurulacak Sunucu Bilgisayara PC tabanlı bilgisayar Hem yedek almada, hem de Sunucudaki bir arıza anında 30 dakikanın altında onun yerine devreye verilecek şekilde kurulacaktır. Sunucu Bilgisayardan PC tabanlı yedek sunucu bilgisayarlara yedek alma ilk 5 dakika içerisinde otomatik gerçekleşmelidir. İkinci PC tabanlı Sunucu bilgisayar Ankara dışında Farklı bir ile kurulacaktır.
8.7. XXXXXX nin talep etmesi halinde firma ile imzalanacak Bakım Onarım Sözleşmesi süresince, uygulama yazılımının yeni versiyonlarını sağlayacak ve kurulumlarını yapacaktır.
8.8. XXXXXX, satın alacağı bileşenlerin kurulacağı iş yerini veya iş yerindeki adetlerini değiştirme hakkına sahip olacaktır.
8.9. XXXXXX gerektiğinde şartname içeriğinde belirtilen adetlere ilave isteyebilecektir. İlave bileşenler için birim fiyat ve teknik özellikler Firma teklifindeki gibi olacaktır. Fiyat 1 yıl içinde sabit kalacaktır. İlave bileşenler Firma tarafından monte edilerek çalışır hale getirilecektir.
8.10. Yazılımda parçalı bakım; işin özüne aykırı olmayan yeni yapılan yazılım değişiklikleri, düzeltme talepleri anlamına gelir. Parçasız bakım ise Sistemin mevcut halinin istenen performansta işletilmesi için gerekli olan veritabanı, işletim sistemi, Program performansı vb.. anlamındadır.